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Den Jahresabschluss selbst aufstellen
Allgemeine Hinweise zum Buch „Buchhaltung zurück im eigenen Haus. Mit KI.“ Diese Seite beschreibt den üblichen Weg, nicht deinen Einzelfall. Sie ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsstand: 14.10.2026.
Das Buch ist bei Amazon erhältlich: Taschenbuch · Kindle-E-Book
Wer seinen Abschluss selbst aufstellen darf
Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG, ebenso die GmbH & Co. KG: Den Jahresabschluss stellt die Geschäftsführung auf. Das ist ihre eigene Aufgabe, und sie darf sie selbst erledigen, mit eigenen Leuten und eigener Software. Das Steuerberatungsgesetz regelt die Hilfe für Dritte, nicht die eigenen Angelegenheiten.
Mittelgroße und große Gesellschaften müssen ihren Abschluss von einem Abschlussprüfer prüfen lassen. Aufstellen darf die Geschäftsführung ihn auch dann selbst. Diese Hinweise decken prüfungspflichtige Gesellschaften aber nicht ab.
Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung stellen keinen Jahresabschluss im Sinne des HGB auf. Ihre Gewinnermittlung geht mit der Steuererklärung ans Finanzamt. Für sie ist diese Seite nicht gedacht.
Der Ablauf in sechs Schritten
- Abschlussbuchungen. Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Umgliederungen: Diese Buchungen erfasst dein Unternehmen selbst, in seiner eigenen Buchführung. Sie sind die Grundlage für alles, was folgt. Danach steht der Stand fest, aus dem du Bilanz, E-Bilanz und Erklärungen ableitest.
- Bilanz und GuV aufstellen und unterzeichnen. Die Geschäftsführung stellt Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung auf, je nach Größe mit Anhang, und unterzeichnet sie mit Datum (buchhaltungimeigenenhaus.de/hgb245). Bei der GmbH stellen anschließend die Gesellschafter den Abschluss fest, bei der GmbH & Co. KG die Gesellschafter der KG. Den unterzeichneten Abschluss bewahrst du zehn Jahre im Original auf (buchhaltungimeigenenhaus.de/ao147, buchhaltungimeigenenhaus.de/hgb257).
- E-Bilanz an das Finanzamt. Bilanz und GuV gehen zusätzlich als amtlich vorgeschriebener Datensatz an das Finanzamt, übermittelt mit einem ELSTER-Zertifikat für deine Gesellschaft. Das geht nur mit einer Software, die E-Bilanzen erzeugen und über die ELSTER-Schnittstelle (ERiC) übermitteln kann. Mein ELSTER selbst bietet für die E-Bilanz keine Eingabemaske.
- Steuererklärungen über ELSTER. Bei der GmbH sind das in der Regel Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung, bei der GmbH & Co. KG statt der Körperschaftsteuer die Feststellungserklärung. Du übermittelst sie selbst über Mein ELSTER (buchhaltungimeigenenhaus.de/elster). Werte aus Vorjahresbescheiden, etwa ein Verlustvortrag, kommen aus dem Bescheid, nicht aus der Buchführung.
- Offenlegung im Unternehmensregister. Kapitalgesellschaften und die GmbH & Co. KG reichen ihren Abschluss elektronisch beim Unternehmensregister ein (buchhaltungimeigenenhaus.de/register). Kleinstkapitalgesellschaften dürfen hinterlegen statt veröffentlichen.
- Die Fristen im Blick. Siehe die Übersicht unten. Trag sie in deinen Fristenkalender ein, bevor das Geschäftsjahr endet.
Die Fristen
| Schritt | Frist |
|---|---|
| Aufstellung, kleine und Kleinstkapitalgesellschaften | bis zu sechs Monate nach dem Abschlussstichtag, soweit das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht |
| Aufstellung, mittelgroße und große Gesellschaften | drei Monate nach dem Abschlussstichtag |
| Feststellung durch die Gesellschafter (GmbH) | acht Monate nach dem Abschlussstichtag, bei kleinen Gesellschaften elf Monate |
| Steuererklärungen und E-Bilanz, selbst erstellt | 31. Juli des Folgejahres (für 2025: 31.07.2026, für 2026: 02.08.2027) |
| Steuererklärungen und E-Bilanz, über eine Kanzlei | Ende Februar des übernächsten Jahres (für 2025: 01.03.2027, für 2026: 29.02.2028); das Finanzamt kann früher anfordern |
| Offenlegung im Unternehmensregister | spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag |
Termine, die auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verschieben sich auf den nächsten Werktag. Prüf die Fristen jedes Jahr gegen die amtlichen Quellen.
Wann ein Steuerberater sinnvoll ist
Ein Abschluss aus sauber gebuchten Daten folgt in vielen Jahren demselben Muster. Es gibt aber Sachverhalte, bei denen eine fachkundige Beurteilung im Einzelfall ihren Preis wert ist. Dazu gehören:
- eine mögliche verdeckte Gewinnausschüttung, etwa bei Verträgen oder Zahlungen zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern,
- ein Wechsel der Anteilseigner im Jahr oder in den Vorjahren,
- eine Organschaft,
- eine Rangrücktrittserklärung für eine Verbindlichkeit,
- der Ausfall einer Forderung gegenüber einer Gesellschaft, an der deine Gesellschaft beteiligt ist,
- bei der GmbH & Co. KG Sonder- und Ergänzungsbilanzen,
- Sacheinlagen, Umwandlungen, Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz.
Für solche Punkte kannst du eine Kanzlei gezielt mit genau dieser Frage beauftragen. Wo die Grenze für dein Unternehmen liegt, entscheidest du jedes Jahr neu.
Zum zweiten Band
An einem zweiten Band, „Jahresabschluss zurück im eigenen Haus. Mit KI.“, arbeite ich.